Transparens i Ledelsen: Nøglen til at redde en vaklende afdeling

Transparens i organisationer er mere end bare et buzzword; det er en nødvendighed for at sikre medarbejdernes trivsel og organisationens sundhed.

Men hvad sker der, når en afdeling pludselig mister flere erfarne medarbejdere? Hvordan kan ledelsen reagere hurtigt for at forhindre en komplet nedsmeltning?

Som erfaren it-konsulent har jeg oplevet flere ledelsesmæssigt udfordrede afdelinger hos de virksomheder jeg har været ude hos. Som ekstern konsulent er det noget som jeg ikke tager notits af. Jeg kommer og udfører min it-opgave, rådgiver kunden og går ud ad døren igen.

Enkelte gange har jeg oplevet at skulle være til stede under massefyringer eller oplevet it-afdelinger i decideret brand rent medarbejder- og ledelsesmæssigt. Den oplevelse der står tydeligst for mig, finder sted i en international virksomhed, hvor jeg på det nærmeste var fast inventar over flere år.

Resultatet over de næste par år, er at der kun er 2-3 medarbejdere af den “gamle garde” tilbage og alt it-viden hos den over 50 år gamle virksomhed er gået ud ad døren.

I dag er der 2-3 af de oprindelige medarbejdere tilbage ud af en afdeling på over 20. I nærheden af 200 års erfaring er flygtet uden at virksomhedens topledelse opdagede det i tide. Et resultat som den årlige trivselsundersøgelse heller ikke kunne ændre noget som helst ved – fordi den kom alt for sent og kun er årlig.

Ansættelse af IT ledelse med det forkerte fokus

IT-afdelingen er en svær størrelse at placere i en ikke it-virksomhed. Oftest betragtes IT som en serviceafdeling og anses mest af alt som noget, der brænder penge af.

Resultatet er som oftest at IT organisatorisk placeres under CFO og økonomiafdelingen, der rigtig godt kan lide tal, Excel-ark og noget, der kan måles. Men der er IT-folk ikke altid lige komfortable, da nogle af os mere nørdede typer er det min partner i BizPerformer kalder kunstnere. Ikke ud i malerier og kultur – men i IT.

Fakta er, at det, i den tid vi lever i, er en af de afdelinger, der sikrer at virksomheden kan arbejde og fungere.

Hos min kundes virksomhed havde man samme udfordring. IT er placeret under økonomiafdelingen og da den tidligere, yderst karismatiske IT leder, valgte at stoppe, ansatte økonomiafdelingen en ny IT-leder, der ville have passet godt ind – i økonomiafdelingen.

Et sådan skift i ledelse bør i en hver organisation ske med opmærksomhed på afdelingens medarbejdere. Desværre har de færreste organisationer HR-værktøjer til at monitorere trivsel over tid. Man sender den årlige trivselsundersøgelse ud i foråret – og så er det dét. Står det højt til, laver man trivselsundersøgelsen 2 gange om året.

Udfordringen er, at efter 3-4 uger afspejler trivselsundersøgelsen, der oftest ikke handles på, ikke længere virkeligheden. Der er løbet meget vand i åen siden og resultatet bliver hurtigt utidssvarende.

Bedre indblik i trivsel sikrer din virksomheds viden

Resultatet over de næste par år, er at der kun er 2-3 medarbejdere af den “gamle garde” tilbage og alt it-viden hos den over 50 år gamle virksomhed er gået ud ad døren.

Selv om jeg, som ekstern konsulent, burde trække på skuldrene, kunne det ikke undgå at påvirke mig. Afdelingens medarbejdere var gode kollegaer over mange år. Så at opleve den ene efter den anden forlade den synkende skude, uden nogen gjorde noget, var svært at være til stede i.

En af de enkle metoder, til at sikre at dette ikke sker i din virksomhed er, at tage pulsen på dine medarbejdere løbende og skabe en trivselsskala for dine afdelinger, der opdateres løbende. Alt sammen anonymt, hvis det er det man helst vil.

Trivselsskalaen er din topledelses og HR’s værktøj til at se, om du har afdelinger der ændrer sig i forhold til sin trivsel blandt medarbejderens.

På den måde får du et unikt overblik over alle dine afdelingers trivsel og balance, så du kan spotte en afdeling, der kommer i mistrivsel eller ultimativt resulterer i en ikke-optimal performance.

Det giver dig mulighed for at reagere hurtigt med en målrettet indsats for at hjælpe afdelingens leder med at rette sin afdeling op igen – og dig med at sikre en god performance i afdelingen og beholde din viden i virksomheden.

Det KAN gøres bedre – og nemmere

Sammen med min gode ejerleder-coach og professionelle headhunter, Per Johansen, snakkede jeg mange gange om denne problemstilling og hvad man gør ved det. Per har værktøjerne til at håndtere den slags og jeg har udvikler-evner og erfaring til at skabe platformen. Til sidst kunne vi ikke lade det være og sammen har vi skabt BizPerformer.

Et link på mail/sms til 5 lette spørgsmål, der tager højest 30 sekunder at svare på – alt i alt. Resultatet bliver summeret op til en trivselscore for medarbejderen og dennes afdeling. Foretrækker medarbejderen helst gøre det anonym, så kan de det.

Nøglen er, at se ændringer over tid. At se forandringerne i afdelingen som helhed.

I stedet mistede afdelingen 100 års erfaring inden for de første 6 måneder. Efterfølgende oplevede jeg i et helt kvartal, at næsten en hel håndfuld medarbejdere stoppede – hver måned.

I den specifikke situation handlede det om, at man som medarbejder nok ikke følte man blev set. At den nærmeste ledelse gik fra at have syn på hele mennesket til et Excel-ark. Samtidig fik en hård omlægning af virksomhedens systemer den enkelte medarbejder til at tvivle på, om der var et job lige om lidt.

Her ville resultatet af løbende trivselsmålinger hurtigt spotte at afdelingen gik i “rødt” og trivselssamtaler i afdelingen, foranlediget af HR eller en udefrakommende HR-samarbejdspartner, kunne samle afdelingen op. Det ville kunne have givet bedre forståelse mellem leder og medarbejder – og givet medarbejderne ro i maven.

Undgå at din virksomheds afdeling brænder ned

Skal du undgå at din virksomheds afdeling brænder hurtigere ned end du kan opfange? Så kan du brug BizPerformers trivselsplatform nemt og enkelt.

For lad os nu være ærlige; det behøver ikke at være et ledelsesskift, der får en afdeling på den anden ende. Det kan være alt fra nye medarbejdere til personlige udfordringer hos en medarbejder, der kan skubbe til afdelingen.

Hos BizPerformer står vores trivselskonsulent, Lise, klar til at hjælpe dig i gang med at få en god puls på dine medarbejdere – og selvfølgelig kan du prøve vores trivselsplatform først.